Kinh phí là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi tổ chức một sự kiện. Tuy nhiên, làm thế nào để chi tiêu hợp lý nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao và một chương trình thành công thì không phải ai cũng biết. Các cách dưới đây sẽ giúp bạn dự trù chi phí để hoàn thành buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập trường tại Bắc Ninh tốt đẹp nhất.
Lên danh sách những hạng mục cơ bản
Lễ kỷ niệm thành lập trường tại Bắc Ninh sẽ có nhiều hạng mục cần phải chuẩn bị. Vì thế, ngay thời điểm lên ý tưởng và kế hoạch cho sự kiện thì ban tổ chức cũng cần tính toán kinh phí cơ bản cho từng phần. Tốt nhất là nên chia thành các đầu mục khác nhau để dễ quản lý hơn. Chẳng hạn:
– Thiết bị kỹ thuật: Sân khấu, ánh sáng, âm thanh, màn hình, loa,…
– Trang trí: Rạp, bàn ghế, bảng hiệu, cờ hoa, băng rôn,…
– Nhân sự: Những người phục vụ, hậu cần, người thi công lắp đặt,…
Bên cạnh đó là loại bỏ những mục rườm rà, tốn kém. Ví dụ, lễ thành lập trường thì không cần thuê MC hoặc người biểu diễn. Còn thiết bị thì không dùng tới đèn LED nếu tổ chức vào ban ngày,…
Trong quá trình lập danh sách cần chọn người có kinh nghiệm để có thể ước lượng và tính toán được chi phí ở mỗi mục là bao nhiêu. Sau đó, ban tổ chức thống nhất lại và giao cho người quản lý chương trình thực hiện. Không nên giao cho nhiều người, khó giám sát và đôi khi có sự chênh lệch, không đồng nhất giữa các bên.
Lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp
Hiện nay có rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đem đến các dịch vụ trọn gói từ khâu tổ chức lễ đến phần tiệc, âm thanh ánh sáng và thi công sân khấu. Và để tìm kiếm được công ty uy tín và chất lượng thì bạn có thể tham khảo các yếu tố sau:
– Công ty có thâm niên hoạt động lâu năm
– Đa dạng về dịch vụ
– Nhiều cơ sở, chi nhánh ở khu vực
– Nhận được nhiều phản hồi tốt từ khách hàng.
Khi đã chọn được người tiến hành rồi thì phải họp bàn và xác nhận để đưa ra mức kinh phí hợp lý trong sự kiện quan trọng này. Ngoài ra, cần có thêm một khoản kinh phí dự trù cho trường hợp rủi ro có thể xảy ra. Đối với dịch vụ trọn gói thì nhà thầu, đơn vị sẽ tư vấn để phía nhà trường chọn được mức phù hợp.
Thống nhất khoản tiền cho từng hạng mục
Để đem đến một buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập trường tại Bắc Ninh hoàn hảo thì phải có sự phối hợp giữa bên tổ chức và thực hiện. Trong đó, sự thống nhất về kinh phí sẽ tránh các sai sót không đang có.
Thường thì công ty sự kiện nắm rõ giá thị trường và đưa đến những chọn lựa tốt nhất cho khách hàng. Tuy nhiên, phía nhà trường cũng có thể yêu cầu tổ chức đơn giản, nhẹ nhàng để không hao tổn quá nhiều chi phí. Do vậy, phải xác nhận rõ ràng giữa 2 bên trước khi đi vào thực hiện để tránh các mâu thuẫn gây ảnh hưởng đến việc hợp tác.
Nhiều người cho rằng, việc thuê công ty tổ chức sẽ tốn nhiều kinh phí hơn là tự làm. Tuy nhiên, nếu bạn là người không có kinh nghiệm và không biết cách quản lý, tiến hành tốt thì số tiền bỏ ra sẽ cao hơn nhiều so với dự tính ban đầu đấy. Tìm kiếm và ký hợp đồng với các đơn vị chuyên nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đem đến rất nhiều lợi ích khác.
PTC Vina mang đến cho khách hàng gói dịch vụ đa dạng cho mọi sự kiện. Công ty với nhiều năm kinh nghiệm đã thực hiện thành công nhiều sự kiện quy mô nhỏ đến lớn. Đội ngũ nhân viên tận tâm, nhiệt tình và chuyên môn giỏi sẽ hỗ trợ quý khách tuyệt đối.
Nếu bạn đang tìm kiếm gợi ý để tiết kiệm chi phí hơn khi tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập trường tại Bắc Ninh thì đừng bỏ qua bài viết trên nhé. Liên hệ ngay với PTC Vina để được tư vấn nhanh chóng và cụ thể nhất.
Một số hình ảnh khác của buổi kỷ niệm thành lập trường:
CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA
Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861
Văn phòng:
VP Hà Nội: 0936.992.103
VP Hải Phòng: 0936.992.202
VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861
VP Hưng Yên: 0936.992.106
VP Hạ Long: 0936.992.101
Điện thoại: 0916.999.861 – Fax: 0220.3838.055
Hotline tư vấn: 0916.999.861
Email: phutu118@gmail.com
Chat Zalo: 0916999861
Chat Facebook: https://www.facebook.com/ptcvinafanpage
Website: ptcvina.com
Leave a Reply