Khi tổ chức sự kiện, nhất là các sự kiện lớn, chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến sự kiện của bạn không trọn vẹn. Dưới đây là 5 vấn đề thường thấy khi tổ chức sự kiện tại Bắc Ninh, hãy chắc chắn bạn sẽ thêm chúng vào danh sách kiểm tra.
Không đủ thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là nghề chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện hoàn hảo, bạn cần ước tính mất bao lâu thời gian để hoàn thành được công việc. Để có khoảng thời gian ước tính chuẩn nhất, hãy dự trù cả thời gian kiểm tra và thời gian dự phòng. Chắc chắn chẳng có điều gì tệ hơn tình trạng công việc vẫn ngổn ngang trong khi ngày diễn ra sự việc đang đến rất gần. Mục tiêu cuối cùng bạn cần đạt là tất cả mọi thứ phải được chuẩn bị hoàn tất ít nhất 15 phút trước khi khai mạc sự kiện.
Không lập kế hoạch hướng dẫn khách hàng
Việc không đảm bảo kế hoạch hướng dẫn khách hàng tham dự sự kiện sẽ khiến các vị khách trở nên lạc lõng, thậm chí họ có thể sẽ không tham gia. Vì thế, hãy sử dụng các phương thức thu hút khách hàng như gửi e-mail tham dự sự kiện với đầy đủ thông điệp và ý nghĩa của buổi tổ chức sự kiện tại Hải Phòng.
Chiến lược được đánh giá tốt nhất là hướng dẫn khách hàng ngay tại sự kiện. Hãy chuẩn bị cho mình một kịch bản tốt để giúp khách hàng dễ dàng theo dõi chương trình.
Quên xác nhận nhà cung cấp của sự kiện
Các đơn vị cung cấp địa điểm, nhân sự luôn phục vụ số lượng khách hàng lớn, do đó, việc quên hay thiếu xót là khó có thể tránh khỏi. Để làm việc với các đơn vị này, hãy thường xuyên xác nhận qua email để đảm bảo chắc chắn từ tất cả các nhà cung cấp.
Làm việc qua e-mail đảm bảo chất lượng tốt hơn vì bạn sẽ nắm được bằng chứng nếu bên cung cấp làm việc không theo yêu cầu. Thường xuyên nhắc nhở đơn vị cung cấp để đảm bảo sự kiện được tổ chức suôn sẻ và theo đúng dự tính.
Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện lễ khánh thành tại Hà Nội
Không quan tâm tới chất lượng môi trường sự kiện
Tại các buổi tổ chức sự kiện lớn, lượng khách hàng tham dự vô cùng đông. Cùng với đó là vấn đề vệ sinh môi trường sự kiện cũng bị tác động. Nếu không có phương án đảm bảo chất lượng môi trường tại sự kiện, hội trường sẽ rất dễ dẫn tới việc mất vệ sinh môi trường. Điều này vừa ảnh hưởng tới mỹ quan sự kiện, vừa làm ảnh hưởng tới sức khỏe khách mời tham dự.
Chưa xây dựng kế hoạch dự phòng
Khi sự kiện của bạn diễn ra trong điều kiện thời tiết xấu hay địa điểm tổ chức có vấn đề khiến chương trình không thể diễn ra. Những sự cố này không thể lên kế hoạch ngay lập tức hay có thể giải quyết kịp thời. Do đó, việc lập kế hoạch dự phòng các sự cố có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện là hết sức cần thiết.
Hãy xây dựng cho mình kế hoạch dự phòng ít nhất 2 tuần để có biện pháp tốt. Khi đã có kế hoạch dự phòng, ngay cả khi đơn vị hủy sự kiện, bạn cũng không phải lo lắng vì đã có phương án để giải thích và hướng dẫn với tất cả khách của bạn.
Không sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói
Việc tổ chức sự kiện với nhiều hạng mục khác nhau đòi hỏi danh sách các nhà cung cấp tương đối lớn. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ có thời gian để chuẩn bị khâu tổ chức dài nhưng họ sẽ không thể phối hợp với nhau nhịp nhàng được. Khi không tìm được tiếng nói chung, mọi thứ sẽ dễ bị rối bởi các thiết bị, set-up, khách mời…
Để hạn chế tình trạng này, lời khuyên cho bạn là lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện tại Bắc Ninh trọn gói. Các đơn vị này chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ A-Z. Việc của bạn là nhấc máy lên và gọi điện ngay cho chúng tôi PTCVina.
Chúng tôi với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm sẽ giúp sự kiện của bạn diễn ra thuận lợi và thành công nhất.
CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA
Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861
Văn phòng:
VP Hà Nội: 0936.992.103
VP Hải Phòng: 0936.992.202
VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861
VP Hưng Yên: 0936.992.106
VP Hạ Long: 0936.992.101
Điện thoại: 0916.999.861 – Fax: 0220.3838.055
Hotline tư vấn: 0916.999.861
Email: phutu118@gmail.com
Chat Zalo: 0916999861
Chat Facebook: https://www.facebook.com/ptcvinafanpage/
Website: ptcvina.com
Leave a Reply